Hôtels / Campings : Comment être conforme au RGPD ?

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RGPD Hôtel et Camping

Afin de gérer les réservations de votre hôtel ou de votre camping, d’assurer le confort et la sécurité de vos clients et de leur offrir des services personnalisés lors de leurs vacances, votre établissement collecte et traite de nombreuses données personnelles. Ces informations personnelles sont notamment des données d’état civil, des coordonnées, des dates de réservation, des informations bancaires ou plus largement des préférences personnelles. La protection de ces données est une obligation réglementaire en vertu du RGPD mais également un gage important de professionnalisme et de crédibilité. La mise en conformité au RGPD doit par ailleurs  être l’occasion de sécuriser votre activité face aux cyberattaques qui hélas n’épargnent pas les hôtels et les campings.

Rappel : Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est un règlement Européen en vigueur depuis mai 2018. Ce texte a pour vocation de protéger les données à caractère personnel et la vie privée des citoyens européens. Le RGPD est basé sur 6 principes fondamentaux : la transparence, la limitation du traitement de données en fonction des objectifs et des fondements légaux, la minimisation des données, la limitation de la conservation des données et la sécurité. La dernière sanction prononcée par la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) à l’encontre d’une société spécialisée dans le secteur de l’hôtellerie est une amende de 600 000 € en date du 3 aout 2022. La société a été sanctionnée pour un défaut de sécurité des données, un non-respect des droits d’accès et d’opposition ainsi qu’un non-respect de la loi en matière de prospection commerciale.

1) Analyse au sein de votre hôtel / camping

La première étape consiste à recenser l’ensemble des données à caractère personnel que vous traitez au sein de votre hébergement touristique et identifier les processus auxquels ces données appartiennent. Chaque processus devra être étudié sous l’angle des questions suivantes :

  • Quel fondement légal me permet de traiter ces données ?

  • Combien de temps puis-je conserver ces données ?

  • Comment ces données sont-elles conservées et sécurisées ?

  • Qui a accès à ces données en interne, en externe ?

Données des mes clients

En parallèle de cette étude, vous pourrez analyser votre documentation existante (registre des traitements, analyse de risque, politique de confidentialité, etc.) afin de vérifier que l’établissement est doté de toute la documentation obligatoire. Cela vous permettra également de confronter votre documentation avec vos pratiques.

Cette étape est la plus complexe, car il s’agit d’être exhaustif et de travailler avec chaque service, en particulier la réception / accueil, le service client et facturation, le service ressources humaines et le service informatique.

2) Construire le plan d’action de son hôtel / camping

Votre analyse fera apparaître des manquements que vous pourrez prioriser en fonction de leur gravité :

  • Quels manquements engendrent le plus grand risque pour les droits et les libertés de mes clients ?

  • Quels manquements font encourir le plus de risques financier, juridique ou réputationnel à mon hébergement touristique ?

calendrier prix et fréquentation

En fonction de la réponse à ces questions, vous pourrez classer les manquements et les actions à mener pour y remédier et les planifier dans le temps. La conformité RGPD doit s’envisager sur plusieurs mois afin d’être durable, efficace et indolore pour votre organisation interne. Bien que vous notiez des lacunes sur certains sujets, ne perdez-pas de vue que votre camping ou hôtel est au moins partiellement conforme.

Vous pourrez capitaliser sur vos acquis ainsi que sur tous les processus qui fonctionnent pour corriger vos pratiques. Planifiez des actions simples, cohérentes avec vos contraintes et réalistes par rapport à votre niveau de risque.

 

3) Exécution du plan d'action dans votre hôtel / camping

Dans les actions à mener, les thèmes suivants devront nécessairement être abordés au sein de votre camping / hôtel :

  • La documentation de conformité : créer et mettre à jour le registre des traitements, adopter et respecter une politique de confidentialité, adopter des procédures de gestion des droits des clients et des salariés et les registres subséquents.

  • La sécurité des données, en particulier des dossiers clients et des informations de paiement : restreindre les accès, assurer une complète traçabilité, garantir une totale transparence et une information exhaustive aux clients.

  • Sensibilisation et formation du personnel : la protection de la vie privée et la sécurité ne sont effectives que si l’ensemble du personnel est impliqué et formé sur le long-terme.

  • Vérification de la conformité des sous-traitants : en tant que responsable de traitement, vous êtes responsable de la sécurité des données que vous confiez à chacun de vos sous-traitants, il est donc nécessaire de recenser leurs garanties et engagements de sécurité et confidentialité.

Sensibiliser conforme RGPD

Contrairement aux idées reçues, la mise en conformité au RGPD ne doit pas être complexe : 75% du travail peut être réalisé par le bon sens et la volonté réelle de protéger ses clients. Il faudra certes vous armer de temps, de méthode et de pédagogie, mais plus vous resterez simple, plus le niveau réel de votre conformité sera durable.

 

A propos de l'auteur :

PiaLab est un cabinet de conseil né de la volonté d’Amélie Caro et de Baptiste Larvol Simon au sein de la coopérative Coopaname. En 2020, PiaLab est passé d’une activité intégrée à une société en propre intégrant une activité de conseil ainsi qu’une activité de développement logiciel. En 2022, PiaLab a continué son expansion en séparant ses deux activités maîtresses et en créant une nouvelle structure pour accueillir l’activité de conseil. PiaLab intervient sur tout le territoire français, avec une présence renforcée dans les régions Bretagne et Alsace.