Gestion hôtelière : La clientèle groupe (Outil à télécharger)

Par Jean Laherrere
Temps de lecture: env. 3 min.
Client professionnel hotellerie

Pour les hôteliers, développer une mémoire commerciale est essentiel pour anticiper les attentes des clients, optimiser l’offre, et augmenter le taux de fidélisation. Enregistrer chaque interaction avec les clients, comprendre les raisons de refus, et suivre les périodes de forte demande permettent d’ajuster l’offre et de maximiser le chiffre d’affaires. Les hôteliers, particulièrement ceux accueillant des groupes ou organisant des événements, peuvent bénéficier grandement de cet outil.

Qu’est-ce que la mémoire commerciale ?

La mémoire commerciale est un ensemble de données qui permet de mieux comprendre et anticiper les attentes des clients en s’appuyant sur leurs historiques de demandes. Elle inclut des informations sur :

  • Les types de séjours ou d’événements demandés : séminaires, réunions d’équipe, loisirs, etc.
  • Les périodes et les jours les plus demandés.
  • Les raisons de refus (prix, manque de disponibilité, services non adaptés).
  • Les préférences en matière de services (salle de réunion, équipements, services de restauration).

En consignant ces informations dans un tableau de suivi (Excel ou CRM), l’hôtel peut identifier des tendances et ajuster ses offres de manière plus précise.

La mémoire commerciale permet également de gérer les demandes dont le versement des arrhes n’a pas encore eu lieu. Le but étant de ne pas bloquer l’inventaire de votre hôtel tant que celles-ci ne sont pas versées.

Quels outils pour construire une mémoire commerciale ?

Un tableau Excel peut être un excellent point de départ. Il permet d’enregistrer simplement des informations comme :

  • Le nom et la référence des groupes ou clients.
  • La nature de la demande (type d’événement, nombre de participants).
  • Les dates et la durée de séjour.
  • Le montant du devis et le chiffre d’affaires généré.
  • Les motifs de refus (par exemple : choix d’un concurrent, budget insuffisant, etc.).

Pour les hôtels disposant de ressources supplémentaires, un outil de CRM (gestion de la relation client) permet d’automatiser et d’organiser la collecte de données, tout en facilitant le suivi des actions commerciales comme les relances ou la fidélisation.

Les bénéfices de la mémoire commerciale pour la gestion hôtelière

  1. Personnaliser et améliorer l’offre : En analysant les demandes et en identifiant les services les plus sollicités, l’hôtel peut mieux personnaliser son offre pour répondre aux attentes de sa clientèle. Par exemple, si une demande pour les séminaires est forte, il peut être pertinent de développer une offre dédiée avec des équipements adaptés et des services sur mesure.
  2. Optimiser la fidélisation des groupes : En tenant compte des préférences et des besoins spécifiques des groupes (par exemple, un client corporate qui organise un séminaire annuel), il devient plus facile de proposer des services adaptés, encourageant ainsi les clients à revenir.
  3. Améliorer la gestion des ressources et la prévision : Connaître les périodes de forte demande permet de mieux planifier les ressources, notamment pour les périodes creuses ou au contraire, pour les périodes de forte demande. Cela permet aussi de mieux gérer les prix en ajustant les tarifs en fonction de la demande.
  4. Augmenter l’efficacité commerciale : En disposant d’une vue d’ensemble sur les demandes et les refus, l’hôtel peut prioriser les propositions de services et ajuster ses devis. Par exemple, en comprenant les raisons de refus des groupes, il devient possible de proposer des alternatives adaptées, augmentant ainsi les chances de confirmation.

En conclusion

Pour les hôteliers, la mémoire commerciale est un outil stratégique qui offre une meilleure connaissance de la clientèle, permettant de développer une offre plus en adéquation avec leurs attentes. En structurant et en exploitant cette mémoire, chaque hôtel peut optimiser ses performances, fidéliser sa clientèle et mieux anticiper les besoins futurs.

Photo de Jean Laherrere

Jean LAHERRERE

Fondateur de RMD Technologies

Mon plus grand défi a été de donner du sens à la vision que nous portons chez RMD. Bien sûr que nous travaillons pour la croissance des hôtels, mais nous le faisons avec des valeurs.

Transmettre aux futurs professionnels une vision sans bullshit du RM et prouver que les opportunités sont nombreuses dans l’hôtellerie est ma mission. 

1 - Le Contexte

Aujourd’hui, gérer un hôtel, c’est se retrouver au cœur d’une véritable tempête économique et concurrentielle. Les hôtels évoluent dans un environnement féroce, où des géants de la distribution et des plateformes de réservation en ligne dominent le marché. Ces acteurs puissants ont redessiné les règles du jeu, forçant les hôteliers à s’affronter les uns les autres pour chaque client. La bataille est rude, et le coût de la visibilité ne cesse de croître.

Ajoutez à cela la pression financière et actionnariale pour obtenir des résultats rapides et rentables. Les marges sont minces, les coûts de distribution explosent, et le retour sur investissement devient incertain. Ce climat tendu laisse souvent les hôteliers désorientés, manquant de repères et de solutions durables pour tirer leur épingle du jeu.

Pourtant, derrière chaque établissement, il y a des hommes et des femmes qui créent la véritable valeur. Ils mettent leur cœur et leur passion dans l’accueil des clients, dans l’expérience qu’ils offrent.

Mais cette valeur humaine, cet investissement émotionnel, combien vaut-il vraiment dans un monde où les chiffres semblent primer sur tout le reste ?